Isolta Arkhimedeksella verkkolaskujen lähettäminen on tehty mahdollisimman vaivattomaksi, mutta on silti muutamia asioita, jotka on hyvä tietää verkkolaskujen lähettämiseen liittyen.

Koostimme artikkeliin kaikista tärkeimmät asiat verkkolaskutuksesta:

Mitä verkkolasku tarkoittaa?

Verkkolasku tarkoittaa yritykselle tai muulle organisaatiolle lähetettävää sähköistä laskua, joka välittyy vastaanottajalle digitaalisessa ja koneluettavassa muodossa.

Verkkolaskua kutsutaan monesti myös sähköiseksi laskuksi. Kyseessä on silti täysin eri asia kuin sähköpostilasku. Myös kuluttajille lähetettävät verkkolaskut, eli e-laskut, ovat oma juttunsa.

Mitä eroa on verkkolaskulla, sähköpostilaskulla tai e-laskulla?

Kaikki digitaalisessa muodossa kulkevat laskut eivät ole verkkolaskuja. Sekaannusta termien välillä saattaa aiheuttaa se, että aiemmin myös sähköpostitse lähetettävät laskut saatettiin verkkolaskujen tapaan niputtaa sähköisten laskujen kategoriaan.

Nykyinen verkkolaskulaki kuitenkin määrittelee, että sähköisellä laskulla tarkoitetaan nimenomaan rakenteisessa sähköisessä muodossa luotua ja vastaanotettua laskua, joka voidaan käsitellä automaattisesti, eli verkkolaskua.

Verkkolaskulla tarkoitetaan sähköistä laskusanomaa (yleensä XML-muodossa lähetettyä laskua.) Verkkolaskua tukeva ostoreskontrajärjestelmä kykenee vastaanottamaan XML-sanoman, eikä laskua tarvitse erikseen tulostaa tai skannata.

Sähköpostilaskut pdf-tiedostoineen eivät ole määritelmän mukaisia sähköisiä laskuja. Sähköpostilaskun maksaminen ja siirtäminen yrityksen taloushallintojärjestelmään vaatii enemmän manuaalista työtä ”aitoon sähköiseen laskuun” eli verkkolaskuun verrattuna.

E-lasku sen sijaan on nimitys yksityiselle kuluttajalle lähetettävästä verkkolaskusta, joka välittyy vastaanottajan verkkopankkiin. Kaikki tiedot löytyvät laskulta valmiina, joten vastaanottajan kontolle jää vain laskun tarkistaminen ja hyväksyminen. Esimerkiksi sähkölaskut, puhelinlaskut ja vakuutusyhtiöiltä saapuvat laskut vastaanotetaan usein e-laskuina.

Mikä on verkkolaskuoperaattori?

Verkkolaskuoperaattori on taho, joka ottaa vastaan lähettämäsi laskut ja välittää ne edelleen vastaanottajalle. Eli vähän kuin postitoimisto, jonka kautta lasku kulkeutuu oikealle vastaanottajalle. Tunnettuja verkkolaskuoperaattoreita ovat muun muassa Apix, Basware, Maventa ja OpusCapita.

Näin lähetät verkkolaskun:

  1. Luo uusi lasku

  2. Lisää laskulle vastaanottaja (tai luo uusi) ja täydennä verkkolaskuosoitteet

  3. Täydennä laskun tiedot

  4. Klikkaa "Esikatsele ja lähetä"

  5. Valitse "Lähetä verkkolaskuna"

  6. Täydennä verkkolaskuosoitteet, jos et vielä täydentänyt niitä asiakkaan tietoihin.

Alla video laskun luonnista ja lähettämisestä verkkolaskuna:

Mikä on verkkolaskuosoite ja miten sen saa selville?

Verkkolaskuosoite on laskuttajan tai vastaanottajan osoite, jonka avulla yrityksille voi lähettää sähköisiä verkkolaskuja. Verkkolaskuosoite voi olla muotoa OVT-tunnus, IBAN-tunnus tai Verkkopalvelutunnus.

Suositeltava tapa saada selville verkkolaskuosoite on pyytää verkkolaskuosoite ja välittäjän tunnus suoraan laskun vastaanottajalta. Voit myös tarkistaa vastaanottajan verkkolaskuosoitteen TIEKE:n ylläpitämästä verkkolaskuosoitteistosta.

Yleisimmät verkkolaskuosoitteiden muodot ovat:

  • 003712345678

  • FI2112345600000785

  • TE003712345678

Huom. Tarkista verkkolaskuosoitteen ja välittäjän tunnuksen oikeinkirjoitus ennen laskun lähetystä! Virheellinen osoite tai välittäjän tunnus on yksi yleisimmistä syistä miksi verkkolasku ei mene perille onnistuneesti.

Mikä on OVT-tunnus ja mitä sillä tehdään?

OVT-tunnus on vastaanottajan yksilöivä osa verkkolaskuosoitetta, jonka perusteella laskut ohjataan oikealle vastaanottajalle.

Verkkolaskuosoitteen toinen osa on operaattoritunnus, jonka perusteella lasku ohjataan oikealle laskuvälittäjälle.

OVT-tunnus koostuu Suomen verohallinnon tunnuksesta 0037 + yrityksen y-tunnuksesta ilman väliviivaa (8 merkkiä), sekä mahdollisesta tarkenteesta (enintään 5 merkkiä). Siten OVT-tunnuksen pituus on 12–17 merkkiä. Voit hakea vastaanottajien OVT-tunnuksia julkisesta verkkolaskuosoitteistosta.

Esimerkiksi Isoltan OVT tunnus on 003718540478.

Verkkolaskutustietojen lisääminen asiakkaan tietoihin

Avaa asiakkaan tiedot Näytä kontaktit napin kautta tai lisää kokonaan Uusi kontakti.

Klikkaa +Verkkolaskuosoite nappia ja täytä tiedot (Verkkolaskuosoite ja Välittäjän tunnus). Jos sinulla ei ole asiakkaan tietoja, voit tarkistaa ne verkkolaskuosoite.fi tai kysyä asiakkaaltasi.

Jos poimit asiakkaan verkkolaskutustiedeot TIEKE:n verkkolaskuosoite.fi -palvelusta, syötä tiedot näihin kenttiin:

Paina lopuksi Tallenna tiedot.

Jos olet tallentanut verkkolaskuosoitteet asiakkaan kontaktikortille, palvelu asettaa laskutustavan automaattisesti verkkolaskuksi.

Ps. Voit syöttää verkkolaskuosoitteet myös laskuttamisen yhteydessä. Silloin palvelu kysyy haluatko tallentaa tiedot myös asiakkaan kontaktikortille.

Mitkä tiedot ovat pakollisia verkkolaskuissa?

Verkkolaskulla tulee olla syötettynä vastaanottajan osoitetiedot (katuosoite, postinumero & postitoimipaikka), omat pankkitilitiedot (IBAN ja BIC) sillä ne ovat pakollisia laskumerkintävaatimuksia verottajan toimesta. Lisäksi laskulla pitää luonnollisesti olla verkkolaskuosoitteet. Lisätietoa yleisistä laskumerkintävaatimuksista löytyy täältä.

Onko verkkolaskuissa rajoitteita merkkimäärissä tai tiedoissa?

Verkkolaskujen välitykseen käytetään Finvoice-standardia, jossa on määritelty tiettyjen kenttien maksimipituudet ja määrät. Finvoice-standardilla varmistamme sen, että laskun sisältö kulkee oikein vastaanottajan järjestelmään.

Muutama esimerkki rajoituksista:

  • Laskun lähettäjän www-osoite ei saa olla yli 35 merkkiä pitkä

  • Laskurivillä olevan tekstin pituus on maksimissaan 100 merkkiä.

Eli verkkolaskuissa on tiettyjä rajoitteita montako merkkiä voi kirjoittaa mihinkin kenttään. Palvelu ei anna lähettää verkkolaskua, mikäli lasku ei täytä näitä Finvoice-standardin vaatimuksia.

Voinko lähettää liitetiedostoja verkkolaskujen mukana?

Tottahan toki! Voit liittää sähköisten laskujen mukaan liitetiedostoina seuraavia tiedostoja: pdf, jpg, png, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods. Voit ladata jopa 10 tiedostoa, joiden yhteenlaskettu koko saa olla korkeintaan 5 Mt.

Edellä mainitut rajat ovat Isoltan asettamia, mutta on hyvä huomioida, että vastaanottajalla voi olla omia rajoituksia liitetiedostojen käsittelyssä. Suositeltavaa on tarkistaa laskun vastaanottajalta mitä liitetiedostoja he tukevat. Yleisin tuettu liitetiedoston muoto on .pdf, jota kannattaa suosia mahdollisuuksien mukaan.

Huomioitavia operaattorikohtaisia asioita liitteiden välittämisestä:

  • Liitetiedostoja ei voi tällä hetkellä lähettää laskun mukana, mikäli vastaanottajalla on verkkolaskuoperaattorina pankki

  • Verkkolaskuoperaattori Logica ei ota vastaan liitetiedostoja, jos tyyppinä on: .ods .jpg .xls .xlsx .docx

  • Verkkolaskuoperaattori Enfo Zender ei tällä hetkellä tue Isoltan kautta lähetettyjen liitteiden käsittelyä

Mitä verkkolaskuttaminen maksaa?

Voit tarkistaa voimassaolevan verkkolaskujen hinnan sivuiltamme

Kuinka maksan lähetetyistä verkkolaskuista?

Laskutamme lähetetyt verkkolaskut / tulostuspalvelulaskut laskutusrajan ylittyessä jälkikäteen (n. 2-10 euroa) tai vaihtoehtoisesti vuosimaksun yhteydessä.

Verkkolaskun matka sinulta asiakkaallesi

Lupaamme, että Arkhimedeksen avulla jokainen osaa lähettää sähköisiä laskuja. Et tarvitse erillisiä sopimuksia verkkolaskuoperaattoreiden kanssa, sillä Arkhimedeksessa kaikilla käyttäjillä on valmius sähköiseen laskuttamiseen.

Kun lähetät laskun verkkolaskupalvelun kautta, vastaanotamme sen Isoltaan ja tarkistamme automaattisesti että kaikki on kunnossa. Verkkolaskuna välitettävä lasku välitetään kumppanimme Apixin toimesta asiakkaasi verkkolaskuoperaattorille, joka toimittaa laskun asiakkaallesi. Yleensä verkkolaskuna vastaanotettava lasku menee luettavaksi suoraan vastaanottajan ostoreskontraohjelmaan.

Hiphei, sait verkkolaskun lähetettyä! Mistä tiedät sen menneen perille?

Ilmoitamme erikseen sinulle, mikäli laskun välittämisessä on ongelmia. Mikäli emme ilmoita ongelmasta, voit olettaa verkkolaskun lähetyksen onnistuneen. Olemme myös tuomassa palveluun mahdollisuuden itse seurata verkkolaskun tilaa.

Lue lisää:

Voiko verkkolaskun lähetystä perua?

Verkkolaskun lähetystä ei ole mahdollista perua, koska lasku siirtyy heti lähetyksen jälkeen eteenpäin vastaanottajalle.

Mikäli lähetit virheellisen laskun asiakkaalle, oikea tapa korjata tilanne on hyvittää lasku ja lähettää hyvityslasku asiakkaalle. Tämän jälkeen voit lähettää kokonaan uuden laskun.

Voiko olla eri verkkolaskuoperaattori laskujen vastaanottamisessa ja lähettämisessä?

Kyllä voi, mutta useimmiten on käytännön kannalta paras käyttää samaa operaattoria.

Voit esimerkiksi käyttää Isolta Arkhimedes palvelua verkkolaskujen lähettämiseen.

Samaan aikaan voit ottaa laskuja vastaan esimerkiksi suoraan verkkopankkiin, jolloin vastaanottavien laskujen verkkolaskuoperaattorina toimii pankkisi.

Mitä tehdä jos asiakas ei kykene vastaanottamaan verkkolaskua?

Verkkolaskun jälkeen suositeltava laskun lähetystapa on sähköpostilasku. Sähköpostilaskusta asiakkaasi saa linkin sivuun josta laskun näkee. Seuraamme puolestasi sähköpostin perillemenoa ja linkin avaamista.

Mikäli asiakkaallasi ei ole sähköpostiosoitetta, suosittelemme käyttämään tulostuspalvelua. Tulostuspalvelun kautta lähetettävä lasku tulostetaan ja kirjekuoritetaan ja postitetaan asiakkaallesi.


Löysitkö etsimäsi vastauksen?