Isoltan ohjelmalla verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen on tehty mahdollisimman vaivattomaksi, mutta on silti muutamia asioita, jotka on hyvä tietää verkkolaskujen lähettämiseen ja vastaanottoon liittyen.

Koostimme artikkeliin kaikista tärkeimmät asiat verkkolaskutuksesta:

Mitä verkkolasku tarkoittaa?

Verkkolasku tarkoittaa yrityksille että yksityishenkilöille (kuluttajille).lähetettävää sähköistä laskua, joka välittyy vastaanottajalle digitaalisessa ja koneluettavassa muodossa.

Kuluttajille verkkolasku lähetetään Isoltasta MobilePayn kautta. Lasku siis luodaan ja lähetetään Isoltalla normaalisti verkkolaskuna, mutta vastaanottaja saa laskun mobiililaitteeseensa MobilePay-sovellukseen. Asiakas voi tällöin maksaa vastaanottamansa laskun, esimerkiksi puhelimella suoraan sovelluksen kautta. Lue lisää täällä.

Verkkolaskua kutsutaan monesti myös sähköiseksi laskuksi. Kyseessä on silti täysin eri asia kuin sähköpostilasku. Myös kuluttajille lähetettävät verkkolaskut, eli e-laskut, ovat oma juttunsa.

Mitä eroa on verkkolaskulla, sähköpostilaskulla tai e-laskulla?

Kaikki digitaalisessa muodossa kulkevat laskut eivät ole verkkolaskuja. Sekaannusta termien välillä saattaa aiheuttaa se, että aiemmin myös sähköpostitse lähetettävät laskut saatettiin verkkolaskujen tapaan niputtaa sähköisten laskujen kategoriaan.

Nykyinen verkkolaskulaki kuitenkin määrittelee, että sähköisellä laskulla tarkoitetaan nimenomaan rakenteisessa sähköisessä muodossa luotua ja vastaanotettua laskua, joka voidaan käsitellä automaattisesti, eli verkkolaskua.

Verkkolaskulla tarkoitetaan sähköistä laskusanomaa (yleensä XML-muodossa lähetettyä laskua.) Verkkolaskua tukeva ostoreskontrajärjestelmä kykenee vastaanottamaan XML-sanoman, eikä laskua tarvitse erikseen tulostaa tai skannata.

Sähköpostilaskut pdf-tiedostoineen eivät ole määritelmän mukaisia sähköisiä laskuja. Sähköpostilaskun maksaminen ja siirtäminen yrityksen taloushallintojärjestelmään vaatii enemmän manuaalista työtä ”aitoon sähköiseen laskuun” eli verkkolaskuun verrattuna.

E-lasku sen sijaan on nimitys yksityiselle kuluttajalle lähetettävästä verkkolaskusta, joka välittyy vastaanottajan verkkopankkiin. Kaikki tiedot löytyvät laskulta valmiina, joten vastaanottajan kontolle jää vain laskun tarkistaminen ja hyväksyminen. Esimerkiksi sähkölaskut, puhelinlaskut ja vakuutusyhtiöiltä saapuvat laskut vastaanotetaan usein e-laskuina.

Mikä on verkkolaskuoperaattori?

Verkkolaskuoperaattori on taho, joka ottaa vastaan lähettämäsi laskut ja välittää ne edelleen vastaanottajalle. Eli vähän kuin postitoimisto, jonka kautta lasku kulkeutuu oikealle vastaanottajalle. Tunnettuja verkkolaskuoperaattoreita ovat muun muassa Apix, Basware, Maventa ja OpusCapita.

Näin lähetät verkkolaskun:

  1. Luo uusi lasku

  2. Lisää laskulle vastaanottaja (tai luo uusi) ja täydennä verkkolaskuosoitteet

  3. Täydennä laskun tiedot

  4. Klikkaa "Esikatsele ja lähetä"

  5. Valitse "Lähetä verkkolaskuna"

  6. Täydennä verkkolaskuosoitteet, jos et vielä täydentänyt niitä asiakkaan tietoihin.

Alla video laskun luonnista ja lähettämisestä verkkolaskuna:

Mikä on verkkolaskuosoite ja miten sen saa selville?

Verkkolaskuosoite on laskuttajan tai vastaanottajan osoite, jonka avulla yrityksille voi lähettää sähköisiä verkkolaskuja. Verkkolaskuosoite voi olla muotoa OVT-tunnus, IBAN-tunnus tai Verkkopalvelutunnus.

Suositeltava tapa saada selville verkkolaskuosoite on pyytää verkkolaskuosoite ja välittäjän tunnus suoraan laskun vastaanottajalta. Voit myös tarkistaa vastaanottajan verkkolaskuosoitteen TIEKE:n ylläpitämästä verkkolaskuosoitteistosta.

Isolta myös ehdottaa verkkolaskuosoite.fi-palvelusta löytyvää verkkolaskuosoitetta esikatselussa y-tunnuksen perusteella niille yrityksille, joille verkkolaksuosoite löytyy, mikäli verkkolaskun osoitekenttää ei ole täytetty. Poikkeuksena yritykset, joille löytyy useampia verkkolaskuosoitteita.

Yleisimmät verkkolaskuosoitteiden muodot ovat:

  • 003712345678

  • FI2112345600000785

  • TE003712345678

Huom. Tarkista verkkolaskuosoitteen ja välittäjän tunnuksen oikeinkirjoitus ennen laskun lähetystä! Virheellinen osoite tai välittäjän tunnus on yksi yleisimmistä syistä miksi verkkolasku ei mene perille onnistuneesti.

Mikä on OVT-tunnus ja mitä sillä tehdään?

OVT-tunnus on vastaanottajan yksilöivä osa verkkolaskuosoitetta, jonka perusteella laskut ohjataan oikealle vastaanottajalle.

Verkkolaskuosoitteen toinen osa on operaattoritunnus, jonka perusteella lasku ohjataan oikealle laskuvälittäjälle.

OVT-tunnus koostuu Suomen verohallinnon tunnuksesta 0037 + yrityksen y-tunnuksesta ilman väliviivaa (8 merkkiä), sekä mahdollisesta tarkenteesta (enintään 5 merkkiä). Siten OVT-tunnuksen pituus on 12–17 merkkiä. Voit hakea vastaanottajien OVT-tunnuksia julkisesta verkkolaskuosoitteistosta.

Esimerkiksi Isoltan OVT tunnus on 003718540478.

Verkkolaskutustietojen lisääminen asiakkaan tietoihin

Avaa asiakkaan tiedot Näytä kontaktit napin kautta tai lisää kokonaan Uusi kontakti.

Klikkaa +Verkkolaskuosoite nappia ja täytä tiedot (Verkkolaskuosoite ja Välittäjän tunnus). Jos sinulla ei ole asiakkaan tietoja, voit tarkistaa ne verkkolaskuosoite.fi tai kysyä asiakkaaltasi.

Jos poimit asiakkaan verkkolaskutustiedeot TIEKE:n verkkolaskuosoite.fi -palvelusta, syötä tiedot näihin kenttiin:

Paina lopuksi Tallenna tiedot.

Jos olet tallentanut verkkolaskuosoitteet asiakkaan kontaktikortille, palvelu asettaa laskutustavan automaattisesti verkkolaskuksi.

Ps. Voit syöttää verkkolaskuosoitteet myös laskuttamisen yhteydessä. Silloin palvelu kysyy haluatko tallentaa tiedot myös asiakkaan kontaktikortille.

Mitkä tiedot ovat pakollisia verkkolaskuissa?

Verkkolaskulla tulee olla syötettynä vastaanottajan osoitetiedot (katuosoite, postinumero & postitoimipaikka), omat pankkitilitiedot (IBAN ja BIC) sillä ne ovat pakollisia laskumerkintävaatimuksia verottajan toimesta. Lisäksi laskulla pitää luonnollisesti olla verkkolaskuosoitteet. Lisätietoa yleisistä laskumerkintävaatimuksista löytyy täältä.

Onko verkkolaskuissa rajoitteita merkkimäärissä tai tiedoissa?

Verkkolaskujen välitykseen käytetään Finvoice-standardia, jossa on määritelty tiettyjen kenttien maksimipituudet ja määrät. Finvoice-standardilla varmistamme sen, että laskun sisältö kulkee oikein vastaanottajan järjestelmään.

Muutama esimerkki rajoituksista:

  • Laskun lähettäjän www-osoite ei saa olla yli 35 merkkiä pitkä

  • Laskurivillä olevan tekstin pituus on maksimissaan 100 merkkiä.

Eli verkkolaskuissa on tiettyjä rajoitteita montako merkkiä voi kirjoittaa mihinkin kenttään. Palvelu ei anna lähettää verkkolaskua, mikäli lasku ei täytä näitä Finvoice-standardin vaatimuksia.

Voinko lähettää liitetiedostoja verkkolaskujen mukana?

Tottahan toki! Voit liittää sähköisten laskujen mukaan liitetiedostoina seuraavia tiedostoja: pdf, jpg, png, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods. Voit ladata jopa 10 tiedostoa, joiden yhteenlaskettu koko saa olla korkeintaan 5 Mt.

Edellä mainitut rajat ovat Isoltan asettamia, mutta on hyvä huomioida, että vastaanottajalla voi olla omia rajoituksia liitetiedostojen käsittelyssä. Suositeltavaa on tarkistaa laskun vastaanottajalta mitä liitetiedostoja he tukevat. Yleisin tuettu liitetiedoston muoto on .pdf, jota kannattaa suosia mahdollisuuksien mukaan.

Huomioitavia operaattorikohtaisia asioita liitteiden välittämisestä:

  • Liitetiedostoja ei voi tällä hetkellä lähettää laskun mukana, mikäli vastaanottajalla on verkkolaskuoperaattorina pankki

  • Verkkolaskuoperaattori Logica ei ota vastaan liitetiedostoja, jos tyyppinä on: .ods .jpg .xls .xlsx .docx

  • Verkkolaskuoperaattori Enfo Zender ei tällä hetkellä tue Isoltan kautta lähetettyjen liitteiden käsittelyä

Mitä verkkolaskuttaminen maksaa?

Voit tarkistaa voimassaolevan verkkolaskujen hinnan sivuiltamme

Kuinka maksan lähetetyistä verkkolaskuista?

Laskutamme lähetetyt verkkolaskut / tulostuspalvelulaskut laskutusrajan ylittyessä jälkikäteen (n. 2-10 euroa) tai vaihtoehtoisesti vuosimaksun yhteydessä.

Verkkolaskun matka sinulta asiakkaallesi

Lupaamme, että Isoltan palvelun avulla jokainen osaa lähettää sähköisiä laskuja. Et tarvitse erillisiä sopimuksia verkkolaskuoperaattoreiden kanssa, sillä ohjelmassamme kaikilla käyttäjillä on valmius sähköiseen laskuttamiseen.

Kun lähetät laskun verkkolaskupalvelun kautta, vastaanotamme sen Isoltaan ja tarkistamme automaattisesti että kaikki on kunnossa. Verkkolaskuna välitettävä lasku välitetään kumppanimme Apixin toimesta asiakkaasi verkkolaskuoperaattorille, joka toimittaa laskun asiakkaallesi. Yleensä verkkolaskuna vastaanotettava lasku menee luettavaksi suoraan vastaanottajan ostoreskontraohjelmaan.

Hiphei, sait verkkolaskun lähetettyä! Mistä tiedät sen menneen perille?

Ilmoitamme erikseen sinulle samaan sähköpostiosoitteeseen, joka sinulla on ohjelman käyttäjätunnuksena, mikäli laskun välittämisessä on ongelmia. Mikäli emme ilmoita ongelmasta, voit olettaa verkkolaskun lähetyksen onnistuneen. Olemme myös tuomassa palveluun mahdollisuuden itse seurata verkkolaskun tilaa.

Lue lisää:

Voiko verkkolaskun lähetystä perua?

Verkkolaskun lähetystä ei ole mahdollista perua, koska lasku siirtyy heti lähetyksen jälkeen eteenpäin vastaanottajalle.

Mikäli lähetit virheellisen laskun asiakkaalle, oikea tapa korjata tilanne on hyvittää lasku ja lähettää hyvityslasku asiakkaalle. Tämän jälkeen voit lähettää kokonaan uuden laskun.

Voiko olla eri verkkolaskuoperaattori laskujen vastaanottamisessa ja lähettämisessä?

Kyllä voi, mutta useimmiten on käytännön kannalta paras käyttää samaa operaattoria.

Voit esimerkiksi käyttää Isolta palvelua verkkolaskujen lähettämiseen.

Samaan aikaan voit ottaa laskuja vastaan esimerkiksi suoraan verkkopankkiin, jolloin vastaanottavien laskujen verkkolaskuoperaattorina toimii pankkisi.

Mitä tehdä jos asiakas ei kykene vastaanottamaan verkkolaskua?

Verkkolaskun jälkeen suositeltava laskun lähetystapa on sähköpostilasku. Sähköpostilaskusta asiakkaasi saa linkin sivuun josta laskun näkee. Ohjelmasta näet onko asiakas avannut linkin.

Mikäli asiakkaallasi ei ole sähköpostiosoitetta, suosittelemme käyttämään tulostuspalvelua. Tulostuspalvelun kautta lähetettävä lasku tulostetaan ja kirjekuoritetaan ja postitetaan asiakkaallesi.

Ostolaskut

Mistä löydän oman verkkolaskuosoitteeni ja miten ilmoitan sen laskujen lähettäjille?

Löydät oman verkkolaskuosoitteesi ohjelman Asetuksista --> Verkkolaskutus:

Verkkolaskuosoitteesi muodostuu OVT tunnuksesta (pitkä numerosarja) ja operaattoritunnuksesta. Operaattorina toimii Apix Messaging Oy.

Voit ilmoittaa verkkolaskuosoitteesi laskun lähettäjille sähköpostilla käyttämällä esim. valmista tekstipohjaa, jonka löydät verkkolaskuosoitteesi alta. Kopioi teksti, liitä se omaan sähköpostiviestiin, jonka lähetät laskun toimittajalle.


Mistä näen minulle lähetetyt verkkolaskut?

Löydät kaikki sinulle lähetetyt verkkolaskut ohjelman päävalikosta Ostolaskut -osion alta.

Kun sinulle on saapunut uusi lasku ohjelmaan, saat siitä ilmoituksen sähköpostiisi. Sähköposti lähetetään samaan sähköpostiosoitteeseen, joka sinulla on ohjelman käyttäjätunnuksena.

Voit halutessasi muuttaa ilmoitusasetuksia ohjelman Asetuksissa --> Ilmoitukset.


Miten maksan saapuneen verkkolaskun?

Maksat saapuneet verkkolaskun verkkopankissasi. Olemme tuoneet muutaman laskun maksamista helpottavaa toimintoa. Voit esim.:

1) Kuvata pankin mobiilisovelluksella tietokoneen näytöllä näkyvän QR koodin

2) Kopioida virtuuaaliviivakoodin, jonka syötät verkko- tai mobiilipankkiin.

Näkyvillä on myös kaikki tarvittavat maksutiedot, jotka voit halutessasi syöttää verkko- tai mobiilipankkiin manuaalisesti.

1) Näin löydät QR koodin laskun maksamista varten:

2) Näin löydät virtuaaliviivakoodin

Löydät virtuaaliviivakoodin myös avaamalla laskun:


Mistä löydän laskun mukana saapuneen liitteen?

Avaa ensin lasku laskulistauksesta:

Näet onko sinulle lähetetyllä laskulla liitteitä laskun oikeassa alalaidassa:


Mitä minun tulee huomioida kun siirryn vastaanottamaan verkkolaskuja Isoltan ohjelmaan toisesta ratkaisusta?

Jos sinulla on tällä hetkellä käytössäsi jokin muu ratkaisu verkkolaskujen vastaanottoon, esim. pankin tarjoama palvelu, voit lopettaa sen kun verkkolaskuosoitteesi näkyy ohjelmassa.

Uusi verkkolaskuosoitteesi päivitetään automaattisesti TIEKE:n verkkolaskuosoitteistoon n. vuorokauden kuluessa siitä, kun se näkyy sinulla Isoltan ohjelmassa.

Aiemmasta järjestelmästä on hyvä tarkistaa nykyiset laskun lähettäjät ja ilmoittaa heille uusi verkkolaskuosoitteesi mahdollisimman pian. Voit ilmoittaa muutoksesta esim. sähköpostilla käyttämällä valmista ilmoituspohjaamme.


Löysitkö etsimäsi vastauksen?