Arkhimedeksessa on mahdollista lähettää lasku sähköisesti kolmella eri tapaa ja näissä tapauksissa perillemenon varmistaminen vaihtelee tapauskohtaisesti.

Jos lähettämäsi lasku ei mene perille laskun vastaanottajalle, se saattaa johtua useastakin eri syystä. Ensimmäiseksi kannattaa kuitenkin varmistaa, että olet todellakin lähettänyt laskun. Joskus nimittäin saattaa käydä niin, että ainoastaan tulostat laskun tai tallennat sen PDF-tiedostona koneellesi. Näissäkin tapauksissa ohjelma tulkitsee laskun laskutetuksi, vaikka sitä ei ole lähetetty mihinkään.

Laskun tila on helppo varmistaa avaamalla lasku ja klikkaamalla "Näytä laskutapahtumat".

Täällä näet miten laskun kanssa on toimittu. Jos lasku on lähetetty verkkolaskupalvelun kautta siitä sekä toimitustavasta löytyy maininta laskutapahtumissa.

Jos olet tallentanut tai tulostanut laskun, laskutapahtumissa on merkintä että lasku on tallennettu PDF-tiedostona.

Verkkolasku

Verkkolasku on varmin ja tehokkain tapa toimittaa lasku asiakasyritykselle. Kun lähetät verkkolaskun, voit olettaa että se löytää perille.

Mikäli verkkolaskun välityksessä on ongelma, ilmoitamme siitä sinulle erikseen sähköpostitse.

Tarkistathan, että verkkolaskuosoite ja välittäjän tunnus ovat oikein.

Paras tapa varmistua verkkolaskun perillemenosta on varmistaa vastaanottajan verkkolaskuosoitteen oikeellisuus. Se on selkeästi yleisin syy perillemenon ongelmiin. Väärä verkkolaskuosoite vastaa tilannetta, jos lähettäisit paperisen laskun väärään osoitteeseen. Kannattaa siinä tapauksessa varmistaa asiakkaalta, että osoite on varmasti oikein.

Jos osoite on toiminut puoli vuotta tai vaikkapa viikko sitten, ei ole mitään takeita, että se olisi edelleen voimassa. Palvelu hoitaa puolestasi verkkolaskun oikeaan muotoon ja varmistaa, että se vastaa käytössä olevaa Finvoice-standardia. Yleensä yritykset kyllä informoivat laskuttajiaan osoitteenmuutoksista, mutta joskus tämä saattaa unohtua tai tieto ei tule perille.

Jos verkkolaskuosoitteessa on virhe, avaa lasku, klikkaa sitten "Toiminnot" ja "Muokkaa laskua", korjaa osoitetieto ja tallenna se ja lähetä sitten lasku uudelleen.

Verkkolasku voi tulla hylätyksi muistakin syistä. Esimerkiksi jos laskun eräpäivä on jo mennyt tai laskun liite on sellaisessa muodossa, jota vastaanottaja ei ota vastaan, vastaanottava operaattori saattaa hylätä laskun. On myös mahdollista että lasku päätyy väärälle verkkolaskuoperaattorille etenkin jos vastaanottajan operaattori on juuri vaihtunut.

Jos olet täysin varma, että laskulla on oikeat osoitetiedot eikä se silti päädy vastaanottajalle, ota meihin yhteyttä.

Sähköpostilasku

Sähköpostilasku on hieman epävarman laskutustapa. Toisinaan sähköposteja katoaa matkalla tai ne saattavat joutua vastaanottajan roskapostisuodattimeen. Samoin, jos vastaanottajan sähköpostilaatikko on täysi, laskun saapumisesta kertovaa viestiä ei voida toimittaa.

Hyvin yleinen syy laskun jäämiseen matkalle on virheellinen sähköpostiosoite. Kannattaa siis tarkistaa, että osoite oli varmasti oikein. Jos osoitteessa on virhe, avaa lasku, klikkaa sitten "Toiminnot" ja "Muokkaa laskua", korjaa osoitetieto ja tallenna se ja lähetä sitten lasku uudelleen.

Jos laskusta ilmoittavat sähköpostiviestit tuntuvat jäävän asiakkaasi roskapostisuodattimeen, voit pyytää häntä lisäämään osoitteen e-invoices@isolta.com sähköpostiohjelmansa osoiterekisteriin tai sallittujen osoitteiden listalle. Tämä edesauttaa viestien läpimenoa.

Laskusta menee vastaanottajalle tieto saapuneesta laskusta sähköpostitse. Tämän viestin lähettäjänä on Isolta Verkkolaskupalvelu. Viestissä on painike, jota klikkaamalla laskun saa ladattua itselleen.

Sähköpostilaskun tapauksessa voit itse tarkistaa onko vastaanottaja nähnyt ja avannut saapuneen laskun. Jos asiakas on klikannut painiketta ja ladannut laskun, tämä näkyy Arkhimedeksessasi kyseisellä laskulla kohdassa "Näytä laskutustapahtumat". Jos asiakas ei lataa laskua, mitään tietoa laskun tai laskusta kertovan viestin perillemenosta ei tule.

Avaa lasku, jonka tilan haluat tarkistaa ja klikkaa laskulta "Näytä laskutapahtumat".  

Tällöin avautuu näkymä, mistä näet sähköpostilaskun tilan.

Joskus yritykselle on mahdollista lähettää lasku sähköpostin liitteenä niin sanottuun skannauspalveluun. Tällaisessa tapauksessa et voi käyttää sähköpostipalvelua, koska siinä laskua ei lähetetä liitteenä. Sinun täytyy sen sijaan tallentaa lasku PDF-tiedostona ja lähettää se sitten itse sähköpostilla skannauspalveluun.

Tulostuspalvelulasku

Tulostuspalvelulasku toimitetaan asiakkaalle kirjeenä. Laskun perillemenoon kannattaa varata muutama päivä. Yleensä lasku on parin kolmen arkipäivän kuluttua asiakkaalla, mutta viikonkaan toimitusaika ei ole täysin tavaton.

Jos lasku ei löydä perille, kannattaa tarkistaa, että laskulla on varmasti oikea osoite. Jos osoitteessa on virhe, avaa lasku, klikkaa sitten "Toiminnot" ja "Muokkaa laskua", korjaa osoitetieto ja tallenna se ja lähetä sitten lasku uudelleen.

Löysitkö etsimäsi vastauksen?