Att skicka en e-faktura är behändigt och modernt. I den här artikeln går vi igenom allt du behöver veta för att skicka en e-faktura:
Sändingen av en e-faktura till ett finskt företag
Att skicka en e-faktura är väldigt likt att skicka en traditionel faktura. Det ända ytterligare informationen du behöver utöver grundläggande informationen (address och FO-nummer) är mottagarens e-fakturaadress och förmedlarens beteckning. Du kan lägga till dem antingen till kontakten eller när du skall skicka fakturan.
Om du inte vet mottagarens address kan du hitta den här:
Skapa en ny faktura
Lägg till mottagaren
Lägg till fakturans information
Klicka på “Förhansdsgranska och skicka fakturan”
Välj “Skicka som e-faktura” som leverans metod
Lägg till e-faktureringsaddressen (om du inte tidigare sparat den till kontakten)
Klicka på "Skicka"
Sändingen av en e-faktura till ett svenskt företag
Att skicka en e-faktura är väldigt likt att skicka en traditionel faktura. Det ända ytterligare informationen du behöver utöver grundläggande informationen (address och FO-nummer) är mottagarens e-fakturaadress (GLN) som oftast är företagets organisationsnummer. Du kan lägga till den antingen till kontakten eller när du skall skicka fakturan.
Om du inte vet mottagarens address kan du hitta den här:
Skapa en ny faktura
Lägg till mottagaren
Lägg till fakturans information
Klicka på “Förhansdsgranska och skicka fakturan”
Välj “Skicka som e-faktura” som leverans metod
Lägg till e-faktureringsaddressen (om du inte tidigare sparat den till kontakten)
Klicka på "Skicka"
Sändingen av en e-faktura till ett estniskt företag
För att kunna skicka fakturor till estniska företag måste du först skicka en förfrågan till oss. Du kan skicka begäran via oss vid förhandsgranskningen då mottagarens land är estland och faktureringsmetoden e-faktura.
Om ditt företag är estninskt kan du också göra det via Inställningar -> Faktura inställningar -> E-fakturerings inställningar
Aktiveringen kan ta upp till två arbetsdagar. Vi meddelar dig per e-post när e-faktureringen aktiverats.
Efter aktiveringen kan du skicka e-fakturan på följande sätt:
Skapa en ny faktura
Lägg till mottagaren
Lägg till fakturans information
Klicka på “Förhansdsgranska och skicka fakturan”
Välj “Skicka som e-faktura” som leverans metod
Lägg till e-faktureringsaddressen (om du inte tidigare sparat den till kontakten)
Klicka på "Skicka"
Notera! Om du vill skicka en e-faktura till något annat land, kontakta vår kundtjänst så ger vi vidare instuktioner.
E-fakturans resa från dig till din kund
Med Isolta kan vem som helst skicka en e-faktura. Du behöver inte göra ett eget kontrakt med en e-fakturerings operatör eftersom alla våra kunder har automatiskt tillgång till e-fakturering.
När du skickar e-fakturan kontrolerar vi att den följer standardarden. Efter det skickar vår partner Apix Messaging oy eller Unifiedpost fakturan till din kund. Oftast levereras den direkt till mottagarens ekonomihanteringssystem.
Så här lägger du till e-fakturerings addressen till din kund kontakt
Öppna din kunds kontaktkort via Visa kontakter eller skapal en ny kontakt.
Notera! För estniska företag är organisationnumret e-faktureringsaddressen och då behövs inte
Tryck efter det på + E-fakturaaddress knappen och fyll i de nödvändiga fälten. Om du inte vet den kan du söka upp den för finska företag från verkklaskuosoite.fi, för svenska företag från NEA-registret eller genom att fråga din kund.
Kom också ihåg att fylla i den obligatoriska informationen som address, organisatonsnummer mm. Kom ihåg att Uppdatera information. Nu kan du skicka e-fakturan.
Om kontakten har en e-fakturerings addres kommer programmet automatiskt föreslå e-faktura som faktureringsmetod.
Ps. Du kan också fylla i e-fakturaadressen då du väljer faktureringsmetod. Programmet kommer då också fråga om du vill spara informationen till kontakten.
Kan du skicka bilagor med e-fakturan?
Om du skickar e-fakturor till en finsk eller svensk kund kan du skicka bilagor i följande format pdf, jpg, png, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods. Du kan lägga upp till 10 bilagor till en faktura. Tillsamman får bilagorna inte överskrida 5MB is storlek.
Begränsningarna är skapade av Isolta och det är inte garanterat att billagorna levereras till mottagaren eftersom andra system och operatörär kan ha andra begränsningar. Därför rekomenderar vi att du kontrolerar om mottagaren kan ta emot billagor i deras system. Vanligaste stödda bilaga typen är .pdf, så vi rekomenderar att använda den så långt som möjligt.
Andra begränsningar med bilagor
Om mottagrens operatör är en finsk bank kommer bilagorna inte levereras
E-fakturerings operatören Logica accepterar inte bilagor i följande format: .ods .jpg .xls .xlsx .docx
E-fakturerings operatören Enfo Zender stöder inte mottagningen av bilagor
Notera! Då du skicka en e-faktura till ett estniskt företag kan du inte lägga till bilagor. Begränsningen är skapad av estniska staten
Hur vet jag om min kund har fått e-faktuan?
Vi informerar dig så fort som möjligt om det uppståt något problem med leveransen av e-fakturan. Om vi inte hör av oss kan du utgå frpn att fakturan levererats. I framtiden kommer vi göra det möjligt för dig att följa med leveransen.
Kan jag annulera sändingen av en e-faktura?
Det är inte möjligt att annulera sändningen av en e-faktura, eftersom fakturan omedelbart levereras till mottagarens operatör.
Om du har skickat en felaktig faktura till en kund är det bästa sättet att korigerara det genom att kreditera fakturan och skicka kredit fakturan till kunden. Efter det kan du skapa en ny korigerad faktura.