Verkkolaskutus on kätevin tapa lähettää lasku. Joskus lähetyksessä tulee ongelmia tai se ei mene perille vastaanottajalle. Tässä artikkelissa käymme läpi tyypillisimmät virheet ja niihin ratkaisut.
Jos Isoltan ohjelma estää lähettämästä verkkolaskun
Tarkista asiakkaasi tiedot:
Vastaanottajan osoitetiedot (katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka)
Vastaanottajan verkkolaskuosoite ja operaattoritunnus
Tarkista yrityksesi tiedot:
Lisäksi yrityksen tiedoissa pitää olla pankkitilitiedot (IBAN ja BIC) sillä ne ovat pakollisia laskumerkintävaatimuksia verottajan toimesta.
Varmista ettei tilitiedoissa ole välilyöntejä alussa tai lopussa
Tarkista lasku
Laskurivillä olevan tekstin pituus on maksimissaan 100 merkkiä
Laskun päivämäärän on nykyinen päivämäärä, se ei voi olla menneisyydessä.
Laskulta puuttuu viitenumero tai se on liian lyhyt. Ohjelma tekee automaattisesti viitenumerot, jotka kelpaavat pankeille. Siksi ohjelman tekemiä viitenumeroita ei ole syytä muuttaa tai poistaa. HUOM! laskunumeron tulee olla vähintään kolminumeroinen, että pankkien hyväksymä viitenumero muodostuu.
Lisätietoa yleisistä laskumerkintävaatimuksista löytyy täältä.
Verkkolaskun välitys ei onnistunut
Joskus verkkolaskun välitys ei onnistu vastaanottajalle. Silloin saat meiltä viestin samaan sähköpostiosoitteeseen, joka sinulla on ohjelman käyttäjätunnuksena verkkolaskun toimitusongelmasta. Viestissä kerrotaan, mistä ongelma johtui ja mitä pitäisi tehdä.
Huomioi nämä asiat:
Laskua ei ole välitetty vastaanottajalle.
Lasku pitää lähettää uudelleen, jotta se voidaan välittää onnistuneesti vastaanottajalle.
Verkkolaskuosoitteelle ei löytynyt vastaanottajaa
Useimmin se johtuu siitä, että laskulla oleva verkkolaskuosoite tai välittäjän tunnus on virheellinen. Lasku voidaan välittää ainoastaan, jos verkkolaskuosoite on täysin oikein. Yksikin puuttuva tai ylimääräinen merkki osoitteessa estää laskun välityksen.
Välittäjän tunnus määrittää sen, mille operaattorille lasku välitetään. Joskus lähettävä operaattori osaa välittää laskun oikealle operaattorille, vaikka välittäjän tunnus olisi virheellinen. Lasku voi silti tulla hylätyksi vastaanottavan operaattorin päässä, mikäli välittäjän tunnus on väärin. Varmista siis, että myös välittäjän tunnus on oikein.
Oikean verkkolaskuosoitteen voi aina tarkistaa laskun vastaanottavalta yritykseltä. Siellä pitäisi olla paras tieto siitä, mitkä yrityksen verkkolaskuosoitetiedot ovat. Toinen paikka, josta yrityksen verkkolaskuosoitteen ja välittäjän tunnuksen voi saada selville on verkkopalvelu www.verkkolaskuosoite.fi.
Isolta myös ehdottaa verkkolaskuosoite.fi-palvelusta löytyvää verkkolaskuosoitetta y-tunnuksen perusteella niille yrityksille, joille verkkolaksuosoite löytyy, mikäli verkkolaskun osoitekenttää ei ole täytetty. Poikkeuksena yritykset, joille löytyy useampia verkkolaskuosoitteita.
Huomaa myös, että yrityksen verkkolaskuosoite saattaa muuttua ajan myötä. Jos olet joskus aikaisemmin laskuttanut yritystä käyttämälläsi osoitteella, se ei ole tae siitä, että osoite olisi edelleen oikein.
Jos huomasit että käyttämäsi verkkolaskuosoite oli virheellinen, korjaa se asiakkaasi kontaktikortille, jotta laskut jatkossa menisivät oikeaan osoitteeseen.
Huomaathan, että pelkkä kontaktikortin tietojen muuttaminen ei muuta aiemmin tehtyjen laskujen tietoja.
Korjaa tieto myös laskulle. Tämä edellyttää, että avaat laskun ja menet muokkaustilaan (Toiminnot - Muokkaa laskua). Nyt voit muuttaa laskulla olevan verkkolaskuosoitteen.
Kun laskun tiedot on korjattu, voit lähettää laskun uudelleen.
Virheellinen välittäjän tunnus
Jos saat ilmoituksen virheellisestä välittäjän tunnuksesta eli operaattoritunnuksesta, siihen voi olla parikin syytä.
Asiakkaasi on vaihtanut verkkolaskuoperaattoriaan, jolloin myös välittäjän tunnus on vaihtunut.
Asiakkaasi kontaktikortilla on aiemminkin ollut virheellinen välittäjän tunnus, mutta laskut on saatu toimitettua asiakkaalle siitä huolimatta. Asiakkaasi verkkolaskuoperaattori ei kuitenkaan enää hyväksy laskuja, joilla on virheellinen välittäjäntunnus.
Kummassakin tapauksessa on syytä tarkistaa, mikä oikea välittäjän tunnus on. Sen voit selvittää kysymällä sitä asiakkaaltasi tai tarkistamalla tiedot verkkolaskuosoitteistosta.
Laskun eräpäivä on jo mennyt
Usein laskun vastaanottajan verkkolaskuoperaattori hylkää laskun, jos laskulla ei ole maksuaikaa.
Huolehdi siitä, että laskulla on ainakin pari arkipäivää maksuaikaa laskun välityksen jälkeen, vaikka olisitkin sopinut laskun saajan kanssa, että lasku maksetaan heti.
Laskulla on väärämuotoinen liitetiedosto
Isoltan verkkolaskupalvelu huolii laskun liitteiksi yleisimpiä käytettyjä liitetiedostoja. Joskus kuitenkin vastaanottava verkkolaskuoperaattori on tässä suhteessa valikoivampi ja käykin niin, että lasku hylätään väärämuotoisen liitetiedoston vuoksi.
Tässä tapauksessa turvallisinta on käyttää tiedostomuotona PDF:ää. Se kelpaa yleensä kaikille operaattoreille.
Laskulta puuttuu viitenumero
Vastaanottava operaattori saattaa hylätä laskun puuttuvan tai virheellisen viitenumeron vuoksi. Ohjelma tekee automaattisesti viitenumerot, jotka kelpaavat pankeille. Siksi ohjelman tekemiä viitenumeroita ei ole syytä muuttaa tai poistaa.
Laskuttajan tilinumero on virheellinen
Moni verkkolaskuoperaattori tekee tarkistuksia saapuville laskuille. Joskus lasku hylätään virheellisen tilinumeron vuoksi.
Varmista, että IBAN-tilinumero on kirjoitettu oikein. IBAN sisältää alussa kirjaimet "FI". Jos tilinumeron alussa on kirjaimet "fi", se ei välttämättä kelpaa ja lasku voidaan hylätä.
Varmista ettei pankkitiedoissa ole ylimääräisiä välilyöntejä.
Laskua ei voitu toimittaa reititysvirheen vuoksi
Joskus laskun välittävällä operaattorilla on käytössä vanhentunut reititystieto ja lasku välitetään oikeista osoitetiedoista huolimatta väärälle operaattorille ja tulee hylätyksi.
Tällaisessa tapauksessa reititysvirhe korjataan ja kun virhe on korjattu, saat siitä ilmoituksen. Tällaisessa tapauksessa riittää, että avaat laskun jä lähetät sen uudelleen.
Mikäli tämän avulla ongelma ei ratkennut, niin otathan yhteyttä asiakaspalveluumme. Autamme mielellämme.