E-arve saatmine on lihtne ja kiire. Arve läheb seejärel otse arve saaja ostuarvete süsteemi. See tähendab seda, et palju arve andmete käsitsi sisestamist jääb ära ning arve tasutakse tõenäoliselt õigeaegselt. E-arve on masinloetav arve.
Millised andmed on e-arvel kohustuslikud?
E-arvete saatmisel peab olema arvele sisestatud arve saaja aadress (tänav, postiindeks ja linn/maakond), sinu pangakontonumber (IBAN ja BIC).
Lisaks sellele peab e-arvele olema lisatud e-arve aadress. Soome e-arve aadress nõuab E-arve aadressi ja operaatori koodi. Eesti e-arve aadressiks on ettevõtte või riigiasutuse registrikood.
E-arve saatmine Eesti ettevõttele:
Aktiveeri e-arveldus. Selleks mine Sätted - Arve sätted - keri lehekülje lõppu ja klõpsa nuppu Aktiveeri e-arveldus. Loe kui kaua e-arvelduse aktiveerimine tavaliselt aega võtab. Anname kohe teada kui e-arveldus on sinu ettevõttele aktiveeritud (saadame sõnumi meili teel, kontrolli ka oma rämpsposti. Kui oled meie e-postidest loobunud, siis sõnum sinuni ei jõua).
Siis kui e-arveldus on aktiveeritud:
Koosta uus arve
Lisa arve saaja (või loo uus kontakt)
Lisa arvele tooted/teenused
Vali arve esitamise viisiks Saada e-arvena ja saada arve teele
E-arve saatmine Soome ettevõttele
Koosta uus arve
Lisa arvele arve saaja (või loo uus kontakt) ning kontrolli, et oled lisanud Soome ettevõtte e-arve aadressi (e-arve aadress ja operaatori kood). Lisaks kontrolli, et kliendi andmetes on riigiks Soome. Klõpsa +E-arve aadress nuppu ja sisesta andmed E-arve aadress ja operaatori kood. Kui sa neid veel ei tea, siis kontrolli Soome e-arve andmeid aadressilt verkkolaskuosoite.fi või küsi otse kliendilt.
Tee kindlaks, et oled lisanud ka muud vajalikud andmed, nagu arve saaja aadress, registrikood jne). Märgi kindlasti kliendi aadressi osas riigiks Soome. Kõige lisaks klõpsa Salvesta/Uuenda andmeid.
Klikka "Eelvaade ja arve saatmine". Kui oled salvestanud e-arve andmed kliendi kontaktikaartile, soovitab programm automaatselt saata arve e-arvena.
Vali Saada e-arvena
Lisa Soome e-arve aadress ja operaatori kood juhul, kui sa pole neid juba varasemalt sisestanud
Saada e-arve teele
NB! Soome ettevõtetele e-arve saatmine on tasuline.
Kuidas teada kas e-arve läks saajale kohale?
Kui veendusid, et klient võtab e-arveid vastu, oled e-arvelduse aktiveerinud ja saatsid selle arve e-arvena, siis suure tõenäosusega läks arve saajale kohale.
Kui see aga mingil põhjusel kliendile kohale ei läinud siis saadame sulle selle kohta sõnumi (meili teel), kus toome välja põhjuse miks e-arve kohale ei läinud ning juhised selle kohta, mida sa peaksid tegema, et see läheks kohale.
Kindlasti veendu, et oled arve just e-arvena saatnud ja mitte e-posti teel või laadinud selle PDF-failina. Saad seda kontrollida avades arva ja klõpsates selle üleval paremas nurgas olevat teksti "Näita arve sündmuseid". Seal loeb mis viisil arve saatsid.
Kontrolli, et oled sisestanud kliendi registrikoodi (Eesti klientide puhul). Veendu, et oled sisestanud selle kliendi kontaktikaardil õigesse lahtrisse (Registrikood) ja, et see on tõepoolest registrikood, mitte näiteks käibemaksukohustlase number. Lisaks sisesta muidugi kliendi ettevõtte nimi, aadress jne.
Soome klientide puhul veendu, et oled sisestanud e-arve aadressi kliendi kontaktandmetes olevatesse väljadesse. Kõige levinum põhjus miks e-arve ei lähe saajale kohale on see, kui e-arve aadress on valesti kirjutatud. Seepärast kontrolli see alati enne e-arve saatmist üle. Soome e-arve aadressi saad kontrollida verkkolaskuosoite.fi leheküljelt